Апостиль (Apostille) Україна

Офиційний апостиль на документи РАЦСів (ЗАГСів), Міністерства освіти, Міністерства юстиції, Міністерства закордонних справ, МОЗ (* термін виконання від 2-х годин)

• Что такое Апостиль
• Для чего делается апостиль
• Кто уполномочен проставлять апостиль
• Процедура проставления апостиля
• Двойной апостиль
• Апостиль с консульской легализацией перевода
• На документы для каких (из каких) стран ставится апостиль
• Страны для которых не нужен апостиль и легализация украинских документов
• На какие документы проставляется апостиль
• Документы, которые не подлежат апостилированию
• Апостиль на паспорт
• Апостиль диплома
• Апостиль на аттестат
• Апостиль на справку о несудимости
• Апостиль на документы юрлиц
• Срок проставления апостиля
• Причины отказов
• Заказ апостиля

Штамп апостиля

Проставление Апостиля у нотариуса

Что такое Апостиль?

Апостиль — это штамп на документе, который подтверждает законность этого документа.

Внешне апостиль выглядит как квадратный штамп, который проставляется либо на самом оригинале документа, либо на его нотариальной копии, либо на отдельном листе, скреплённом с оригиналом документа или его нотариальной копией.

На штампе Апостиля обязательно присутствует заголовок на французском языке: «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)»

Для чего делается апостиль?

Штам апостиля подтверждает подлинность документов, выданных на территории Украины.

Для того, чтобы украинские документы приобрели законную силу на территории иностранного государства, их необходимо легализировать.

Легализировать их можно двумя путями, либо через консульскую легализацию, это сложный и трудоемкий путь, либо путем проставления штампа апостиля.

Кто уполномочен проставлять апостиль?

Компетентными органами для проставления апостиля являются:

• Министерство Юстиции Украины
• некоторые отделения ЗАГСов
• Министерство Образования Украины
• Министерство Иностранных Дел Украины
• Государственные и частные нотариусы

Процедура проставления апостиля

При получении вида на жительство, права на работу или обучение за границей, как правило, человеку необходимо подготовить целый пакет документов, подтверждающих его личность, семейное положение, образование, профессиональные навыки и т.д.. Но за рубежом украинские документы ничего из себя не представляют и ничего не значат для принимающей стороны, если они не переведены на государственный язык страны, в которой вы планируете пребывать, и не легализованы специальным штампом – апостилем. Соответственно, процедура проставления апостиля на документах состоит из нескольких этапов:

1. Собрать все документы и справки, которые требует зарубежная сторона
2. Обратиться к нотариусу, который на всех украинских документах/справках, которые от Вас требует принимающая страна, проставляет штамп апостиля, которым фактически подтверждает подлинность самого документа (например, справки о несудимости), подпись уполномоченного лица, и печать органа, выдавшего данный документ
3. Перевод апостилированного документа на язык страны, для которой документы необходимы
4. Оригинал подписи переводчика заверяется у нотариуса

Тонкости проставления апостиля

• Уточните заранее у нотариуса последовательность. Что первично, а что вторично — перевод или проставление апостиля, так как есть страны требующие двойное апостилирование.
• На переводе документов обязательно должна стоять подпись дипломированного переводчика, который этот перевод осуществил.
• Перевод должен осуществляться переводчиком у которого есть документ подтверждающий, что переводчик является дипломированным специалистом по тому языку на который осуществляется перевод.

Что такое «двойной» апостиль?

Ряд стран для легализации документов на их территории, требуют так называемый «двойной» апостиль. Это когда штампом апостиля заверяется не только сам документ (или его нотариальная копия), а и нотариально заверенный перевод документа.

Процедура проставления двойного апостиля:

1. Нотариус проставляет штамп апостиля на документе/копии
2. Данный документ переводится и нотариально заверяется
3. На нотариально заверенный перевод ставится еще и штамп апостиля

Страны, требующие для легализации документов «двойной» апостиль
Австралия, Австрия, Бахрейн, Бельгия, Бразилия, Бурунди, Великобритания, Греция, Дания, Израиль, Ирландия, Исландия, Испания, Италия, Кипр, Корея, Косово, Люксембург, Мальта, Марокко, Мексика, Монако, Нидерланды, Никарагуа, Новая Зеландия, Норвегия, Оман, Парагвай, Португалия, Перу, Турция, Финляндия, Франция, Чили, Швейцария, Швеция, Эквадор, ЮАР, Япония.

Апостиль с консульской легализацией перевода

В некоторых случаях такие страны как Италия, Испания, Франция, Германия — требуют дополнительно к апостилю, консульскую легализацию перевода.
Это значит, что перевод документа на государственный язык страны, для которой он предназначен, выполняется лицами, аккредитованными в консульствах и посольствах вышеупомянутых стран. Для подачи документа на территории Германии, гражданину Украины, необязательно подавать на Консульскую легализацию перевода в посольство Германии в Украине — перевод уполномочен делать немецкий присяжный переводчик.

На документы из каких (для каких) стран ставится апостиль

Страны, подписавшие Гаагскую Конвенцию (более 80 стран, в т.ч. США, Великобритания, Канада, Австралия, ЕС, ряд стран Африки, Япония, Россия, Украина и др.) взяли на себя обязательство признавать Апостиль как признание юридической силы официальных иностранных документов в государственном учреждении любого уровня.

Страны для которых не нужен апостиль и легализация украинских документов

Азербайджан, Армения, Беларусь, Болгария, Венгрия, Грузия (не распространяется на Абхазию и Южную Осетию), Казахстан, Кыргызстан, Латвия, Литва, Македония (Бывшая Югославская Республика), Молдова, Монголия, Польша, Россия, Румыния, Сербия, Таджикистан, Узбекистан, Чехия, Эстония

На какие документы проставляется апостиль?

Апостиль может быть применен к различным категориям документов, подтверждающих компетенцию или уровень образования физического лица выданными аккредитованными учебными заведениями, государственными органами, предприятиями и организациями, относящимися к сфере образования и науки (аттестаты и свидетельства об окончании учебных учреждений, дипломы об образовании, сертификаты о присвоении ученых степеней); документам, выданным Судами и органами Юстиции, Нотариусами. (судебные решения, различные свидетельства и справки в т.ч. справки о несудимости, свидетельства, выданные органами ЗАГСа, весь перечень нотариальных документов).

Документы, которые могут нуждаться в апостилировании:

• справка о несудимости
• диплом и приложения к нему
• свидетельство о рождении
• свидетельство о браке
• свидетельство о расторжении брака
• справка о не замужестве
• справка о семейном положении
• решение суда о разводе
• аттестат о среднем образовании
• внутренний паспорт
• загранпаспорт
• справка 2 НДФЛ
• доверенность
• медицинская справка
• справка о резиденстве
• банковская карта
• справка о недвижимости
• трудовая книжка
• cправка с места работы
• заявление о выезде ребенка за границу

Документы, которые не подлежат апостилированию

На практике существует ряд категорий документов, непосредственно на которых не ставят апостиль. Апостилирование последних, впрочем, возможно только через нотариально заверенные копии. Их можно разделить на документы, выданные заграничными дипломатическими организациями; административные документы, относящимися к коммерческим или таможенным операциям; оригиналы документов, выданных в Советском Союзе. Ниже приведен короткий список возможных документов: Паспорта. Гражданский или внутренний паспорт (для Украины, в виде книжки, а также и в виде пластиковой ID карты), заграничный паспорт, оригинал трудовой книжки, военный билет, пенсионное удостоверение, водительские права, характеристика с места р-ты, удостоверение личности, членские билеты (в. т.ч. профсоюзный), свидетельства о вероисповедании и принадлежности к сословию, права на ношение оружия, техпаспорта на автотранспорт; нормативно-правовые акты, а также, разъяснения и правовые выводы, относящиеся к их применению; деловая и частная переписка.

Особенности проставления апостиля на паспорт

Наиболее часто встречающиеся обстоятельства, связанные с необходимостью проставления апостиля на паспорт это:

• требование ЗАГСом нотариально заверенного перевода паспорта при заключении брака с гражданином другого государства (тоже требование возникнет при регистрации рождения детей в случае если кто-либо из родителей имеет гражданство другой страны);
• получение для граждан других государств от официальных органов управления –налоговой инспекции, МИДа, центров МВС различных справок, в т.ч. о несудимости, вида на жительство, права на работу и присвоения номера плательщика налогов, оформление усыновления/удочерения и т.п.;
• открытия иностранными гражданами счетов в банках (особенно актуально для стран офшоров), открытия кредитных линий, участие в финансовом поручительстве;
• в ходе выполнения любых нотариальных операций иностранными гражданами (заключение сделок, оформление договоров, отчуждения движимого и недвижимого имуществ, оформление наследства и т.п.);
• часто как условие выдачи диплома об образовании.

Апостиль паспорта осуществляется посредством проставления штампа апостиля на нотариально заверенные копии всех страниц паспорта. Поскольку ключевым требованием (без исключения всех вышеперечисленных случаев) является построчный перевод сведений и паспортных данных на официальный государственный язык, предъявляющий требования страны, апостиль проставляется также на нотариальный перевод всех страниц паспорта.

Особенности апостилирования диплома

Апостиль на дипломе может понадобиться для поступления в иностранные вузы, колледжи, школы, при регистрации в мировых спортивных ассоциациях, либо для подтверждения полученной квалификации при приеме на работу за рубежом. Апостилируют как диплом, так и приложения к нему (выписки об оценках, количестве часов) с нотариальным построчным переводом. Зачастую, во всяком случае в МОН, а также в прошлом, в бывшей Высшей Атестационной Комиссии, выдается так называемый «Саплимент» (на английском языке), где среди прочих сведений присутствует иерархическая схема, иллюстрирующая систему образования в Украине с возможной корреляцией образовательных уровней и отельных позиций с общепринятыми зарубежными (как правило ЕС). Часто иностранные вузы не требуют апостиля для диплома. Однако следует учесть, что, оценка эквивалента полученного образования в различных странах может варьировать. Так, например, в США в зависимости от колледжа, уровень диплома специалиста может трактоваться как бакалавр, кандидат наук – приравнен к диплому мастера, а не к доктору философии и т.д.

Апостиль на аттестате

Апостиль аттестата может понадобиться для:

1. обучения за границей,
2. признания аттестата, диплома на территории других стран.

В данном случае штамп апостиля ставится на перевод как самого аттестата, таки всех приложений к нему.

Апостиль на справку о несудимости

Справка о несудимости является одним из самых востребованных документов, необходимых гражданам Украины для: получения визы, временного или постоянного места жительства, получения гражданства или трудоустройства за рубежом.

Данная справка выдается Департаментом информационных технологий МВД Украины и является единственным документом, который свидетельствует об отсутствии судимости у лица, на имя которого она выдается, подтверждает факт того, что человек на момент выдачи справки не был привлечен к уголовной ответственности, не находился в розыске не является осужденным на данный момент в Украине.

Справка о несудимости выдается как жителям Украины, так и не резидентам, которые проживали в течение какого то периода времени в Украине.

Для того, чтобы эта справка была действительна на территории другой страны, на справку о несудимости ставится штамп апостиля.

Каждая страна выдвигает свои требования к легализации справки о несудимости, но чаще всего процедура легализации справки состоит из следующих шагов:

1. Получение самой справки в Департаменте информационных технологий МВД Украины
2. Перевод самой справки, заверенный украинским нотариусом
3. Проставление штампа апостиля на переводе справки

Такая справка со штампом апостиля действительна в течение 90 дней со дня ее выдачи.

Апостиль на документы юридических лиц

Проставление штампа апостиля на документах юридических лиц необходим для использования документов украинской компании на территории других государств: например, для открытия представительства или офиса за рубежом.

Как правило, для документов юридических лиц апостиль проставляется на:

1. Регистрационных документах юридического лица: свидетельстве о государственной регистрации, нотариальной копии устава, копиях других учредительных документах, аффидевите с подписью директора, выписке компании и т.д.
2. Нотариальных документах юридических лиц, таких как: доверенность, заявление, нотариальная копия и пр.
3. Судебных документах юр.лица.

В Украине апостиль на документы юридических лиц, проставляется только на украинские документы. На документы иностранных компаний, апостиль можно поставить только в стране выдачи документа. В посольствах или консульствах апостиль на документы юр. лица не проставляют.

Сроки проставления апостиля

На практике бывают разными. Официальные ведомства Украины декларируют различные временные диапазоны. Так в Минюсте Украины — от 3 до 7 рабочих дней, МИД Украины — от 2 до 3 рабочих дней, а также в случае направления запроса о дополнительной информации в учреждение выдавшее документ до 20 рабочих дней, МОН Украины от 1 до 30 рабочих дней, в зависимости от срочности, типа документа и т.п.

Срок апостилирования у Нотариуса также может быть различным, но на сегодняшний день это самый быстрый вариант!

Причины отказа в проставлении апостиля

Как правило, сводятся к нескольким причинам. Это могут быть:

• Дефекты или повреждения документа, когда текст документа не читабелен, присутствуют исправления, зачеркивания и т.д.
• Документ утратил юридическую силу в связи с наложенными юридическими действиями, информация в реестрах изменена либо отсутствует
• Нет обратной связи с уполномоченным лицом либо учреждением, выдавшим документ. Либо имеет место неверный формат подачи документов, как-то подача копий вместо оригиналов или нотариально заверенных копий документов и пр.

Замовлення апостилю